可用
原始文件归档
安全传输后，原始文件以独立归档键保存，并记录大小、媒体类型、封存日期和 SHA-256 指纹。
透明说明 · 收据与发票
保存凭证，而不只是总额。
“支出与文件”功能包将餐厅小票和整页发票归入同一档案。移动拍摄、手动录入和网页查看共用同一流程，并清楚说明各项限制。
探索功能数字档案，明确的控制。 下方列出可用功能与已就绪的技术基础。在企业档案明确表示可以销毁之前，请保留纸质原件。
可核实状态
哪些已可用、正在验证或仍被锁定。
状态将可用功能与监管准备程度分开。技术能力并不自动代表可以销毁文件。
可用
手动录入始终可用
管理员可以手动录入供应商、日期、类别、金额和税费。此方式不消耗 AI 分析，达到每月 100 张照片上限后仍可使用。
可用
手机同步至 Web
手机拍摄的文件会关联到同一企业空间，并按角色权限显示在电脑端费用记录中。
可用
AI 辅助读取与质量检查
同一次分析会建议可读字段，并标记模糊、裁切或过暗的图像。结果必须由人工复核确认；AI 不会单独决定会计金额。
已就绪
长期留存与可携带性
保存期限、法律保全、完整性、导出与恢复的软件控制已实现并经过测试。无纸化运行还须具备对应环境的配置与运营证据。
已锁定
销毁纸质原件
无纸化模式默认锁定。在国家、政策和必要控制通过验证前，Cadanza 不会显示文件可被销毁。
收据与发票功能属于“支出与文件”功能包。手动录入不使用 AI 分析，因此不占用每月照片额度。
证据链
无论小收据或大幅发票，均采用同一受控流程。
实体格式可以不同，但可读性、完整性、归类和复核要求不变。
- 01
拍摄或录入
拍摄收据、添加图像或 PDF，或不使用 AI 直接手动建立记录。
- 02
封存原件
服务器将原件复制至最终归档区，验证类型与大小，并保存 SHA-256 指纹。
- 03
复核字段
对于支持的图像，AI 可建议供应商、日期、总额和税额；随后由人工更正并确认。
- 04
归类与查找
费用与凭证始终保存在同一企业记录中；手机拍摄后可在 Web 查看，并按访问权限导出。
作为原件留存的格式
JPEG、PNG、WebP、HEIC 和 PDF，须符合上传时显示的大小限制。
AI 当前可读取的格式
JPEG、PNG 和 WebP。HEIC 和 PDF 可归档，但在专用转换或读取流程通过验证前，其字段须手动录入。
要求与实践
法律规定结果，架构记录证据。
规则因国家、税种、文件类型而异，有时还因州省不同。Cadanza 采用审慎基线，并将各地差异作为独立要求处理。
| 必须满足的要求 | Cadanza 计划采用的实践 |
|---|---|
| 文件必须保持清晰可读，并包含证明交易所需的信息。 | 保存原件、评估图像质量，并要求人工确认提取字段。 |
| 电子记录必须保持完整，并能在检查时以可用格式提供。 | SHA-256 封存、操作历史、按角色访问、导出及有记录的恢复测试。 |
| 留存期限取决于司法管辖区和税务情况，例外情形可能延长期限。 | 按国家和文件类型制定政策，法律保全优先，不仅依据通用期限删除。 |
| 个人信息的留存或披露不得超过法律和运营需要。 | 数据最小化、权限、访问日志、可携带性及到期后的受控销毁。 |
司法管辖区
已就绪：有文档记录且经过测试的软件基础可在所述范围内使用。企业配置与运营证据须另行核验。此状态不启用纸质原件销毁或工资计算引擎。
CA已就绪
加拿大 — 联邦基础
加拿大税务局通常要求从相关最后一个纳税年度结束起保存六年，但存在例外。电子图像必须保持可靠、清晰且可访问。
QC已就绪
魁北克
Revenu Québec 对账簿、佐证文件和发票信息有自己的要求。个人信息的保护与销毁也须遵守魁北克隐私框架。
US已就绪
美国 — 联邦基础
美国国税局并未为所有记录规定统一期限。期限取决于文件和申报情况，联邦、州及行业规则可能同时适用。
EU已就绪
欧盟 — 共同基线
增值税规则要求发票来源真实、内容完整且清晰可读；GDPR 另要求数据最小化和限制保存期限。但各成员国仍自行规定期限与程序。
GB已就绪
英国
提供数字凭证保存、检索及导出的技术基础。增值税规则、发票信息与例外情形须按企业实际情况处理。
AU已就绪
澳大利亚
提供数字凭证完整性、查阅与导出的技术基础。GST 义务及保存期限取决于文件与税务情况。
INTL已锁定
其他国家
不存在全球统一规则。启用前必须明确具体国家、税种、数据所在地及当地要求。
联邦及共同技术基础不会自动涵盖所有省、州或成员国。纸质原件销毁仍须满足企业及文件对应的控制要求。
按司法管辖区运行的工资引擎
每条工资规则都必须包含地区和生效日期。
预扣、缴费、上限、表格和截止日期绝不会被视为一套全球通用公式。每次计算都必须引用司法管辖区、官方规则版本和生效日期。
加拿大联邦与魁北克规则层
引擎必须区分 CRA 规则与魁北克特有扣款和雇主缴费，采用有日期的表格，并保存每个期间所用参数的证据。
美国联邦、州及地方规则层
美国工资计算必须结合联邦规则与州规则，并在适用时加入城市或县规则；不能仅依据国家计算。
欧盟按成员国处理
社会缴费通常以工作所在国为准；派驻或在多国工作须单独判定，并可能需要 A1 文件。欧盟没有统一的个人所得税规则，因此必须验证国家及员工资料。
其他地区默认关闭
若具体地区没有官方、版本化、经测试且获批准的规则集，Cadanza 不得计算最终工资，也不得向机关或服务商传输数据。
高级工资写入已锁定
在规范架构完成验证前，最终计算、存款、汇缴和自动传输保持停用。这些状态并非法律或税务认证。
第一手来源
规则链接至主管机关，而非营销承诺。
以下链接指向已查阅的官方文本与指南。法规变化时及在新地区启用前，必须重新审查。
英国
澳大利亚
加拿大
魁北克
美国
欧盟
这是透明说明页，并非法律认证
企业应根据自身义务制定文件政策。Cadanza 提供技术控制并显示档案适用条件。外部意见并非“已就绪”状态的普遍前提；该状态仅描述所示范围内的技术准备情况。