Disponibile
Archivio dell’originale
Dopo il trasferimento sicuro, il file originale è conservato in una chiave di archivio distinta, con dimensione, tipo, data di sigillo e impronta SHA-256.
Trasparenza · ricevute e fatture
Conservare la prova, non solo il totale.
Il pacchetto Spese e documenti riunisce le piccole ricevute di ristorante e le fatture a pagina intera in un unico fascicolo. L’acquisizione mobile, l’inserimento manuale e la consultazione web formano un percorso comune, con limiti indicati senza ambiguità.
Esplorare le funzioniUn fascicolo digitale, controlli espliciti. Le funzioni disponibili e le basi tecniche pronte sono descritte qui sotto. Conservi l’originale cartaceo finché il fascicolo della Sua azienda non indica esplicitamente che può essere distrutto.
Stato verificabile
Ciò che è disponibile, in convalida o bloccato.
Gli stati distinguono la funzione utilizzabile dalla preparazione normativa. Una funzione tecnica non diventa automaticamente un’autorizzazione a distruggere un documento.
Disponibile
Inserimento manuale sempre disponibile
Un amministratore può inserire fornitore, data, categoria, importi e imposte manualmente. Questa via non consuma alcuna analisi IA e resta disponibile quando il limite mensile di 100 foto è raggiunto.
Disponibile
Telefono verso web
Un documento acquisito con il telefono è collegato allo stesso spazio aziendale e diventa consultabile nel fascicolo spese sul computer, in base ai permessi del ruolo.
Disponibile
Lettura e qualità assistite dall’IA
La stessa analisi propone i campi leggibili e segnala un’immagine sfocata, tagliata o troppo scura. Una persona deve verificare e confermare i risultati; l’IA non decide mai da sola il valore contabile.
Pronto
Conservazione e portabilità a lungo termine
I controlli software di conservazione, blocco legale, integrità, esportazione e ripristino sono implementati e testati. Il passaggio al senza carta richiede anche la configurazione e le prove di esercizio dell’ambiente interessato.
Bloccato
Distruzione dell’originale cartaceo
La modalità senza carta resta bloccata per impostazione predefinita. Cadanza non indica che un documento può essere distrutto finché il paese, la politica e i controlli necessari non sono convalidati.
La funzione Ricevute e fatture fa parte del pacchetto Spese e documenti. L’inserimento manuale non usa alcuna analisi IA e quindi non consuma la quota mensile di foto.
Catena di prova
Una fattura piccola o grande segue lo stesso percorso controllato.
Il formato fisico cambia; i requisiti di leggibilità, integrità, classificazione e verifica restano.
- 01
Acquisire o inserire
Fotografi una ricevuta, aggiunga un’immagine o un PDF, oppure crei la registrazione manualmente senza usare l’IA.
- 02
Sigillare l’originale
Il server copia l’originale verso l’archivio finale, verifica tipo e dimensione, poi ne conserva l’impronta SHA-256.
- 03
Verificare i campi
L’IA può proporre fornitore, data, totale e imposte sulle immagini supportate; una persona corregge e conferma.
- 04
Classificare e ritrovare
La spesa e il suo documento restano uniti nell’azienda, visibili sul web dopo l’acquisizione mobile ed esportabili in base ai diritti di accesso.
Formati conservati come originali
JPEG, PNG, WebP, HEIC e PDF, entro i limiti di dimensione indicati al caricamento.
Formati attualmente letti dall’IA
JPEG, PNG e WebP. HEIC e PDF possono essere archiviati, ma i loro campi devono restare manuali fino alla convalida di una conversione o di una lettura dedicata.
Requisiti e prassi
La legge fissa il risultato; l’architettura documenta la prova.
Le regole cambiano secondo il paese, l’imposta, il tipo di documento e talvolta lo Stato o la provincia. Cadanza applica una base prudente e conserva le varianti locali come requisiti distinti.
| Requisito da soddisfare | Prassi Cadanza prevista |
|---|---|
| Il documento deve restare leggibile e contenere le informazioni necessarie per giustificare l’operazione. | Conservare l’originale, controllarne la qualità visiva ed esigere una convalida umana dei campi estratti. |
| I fascicoli elettronici devono preservare l’integrità e poter essere prodotti in un formato utilizzabile durante un controllo. | Sigillo SHA-256, storico delle azioni, accesso per ruolo, esportazione e prove documentate di ripristino. |
| La durata di conservazione dipende dalla giurisdizione e dalla situazione fiscale; alcune eccezioni prolungano il termine. | Politica per paese e tipo di documento, blocco legale prioritario e nessuna eliminazione sulla sola base di un termine generico. |
| I dati personali non devono essere conservati o esposti oltre il bisogno legale e operativo. | Minimizzazione, permessi, registro degli accessi, portabilità e distruzione controllata alla scadenza applicabile. |
I territori
Pronto: la base software documentata e testata è disponibile nel perimetro indicato. La configurazione dell’azienda e le prove di esercizio si verificano separatamente. Questo stato non attiva né la distruzione della carta né un motore di paghe.
CAPronto
Canada — base federale
L’ARC chiede in genere sei anni di conservazione a partire dalla fine dell’ultimo esercizio fiscale interessato, con eccezioni. Le immagini elettroniche devono restare affidabili, leggibili e accessibili.
QCPronto
Québec
Revenu Québec impone regole proprie su registri, documenti giustificativi e dati di fattura. Anche la protezione e la distruzione dei dati personali devono rispettare il quadro del Québec.
USPronto
Stati Uniti — base federale
L’IRS non stabilisce una durata unica per tutti i fascicoli. Il termine dipende dal documento e dalla dichiarazione; regole federali, statali e settoriali possono cumularsi.
EUPronto
Unione europea — base comune
L’IVA esige in particolare l’autenticità dell’origine, l’integrità del contenuto e la leggibilità delle fatture. Il GDPR aggiunge minimizzazione e limitazione della conservazione. Ogni Stato membro fissa tuttavia durate e formalità proprie.
GBPronto
Regno Unito
Base tecnica per conservare, ritrovare ed esportare i documenti digitali. Le regole IVA, le diciture di fattura e le eccezioni restano da applicare secondo la situazione dell’azienda.
AUPronto
Australia
Base tecnica per l’integrità, la consultazione e l’esportazione dei documenti digitali. Gli obblighi GST e le durate applicabili dipendono dal documento e dalla situazione fiscale.
INTLBloccato
Altri paesi
Nessuna regola mondiale unica si applica. Il paese preciso, il tipo di imposta, l’ubicazione dei dati e i requisiti locali devono essere mappati prima dell’attivazione.
Le basi tecniche federali e comuni non coprono automaticamente tutte le province, tutti gli Stati o tutti i paesi membri. La distruzione della carta resta soggetta ai controlli propri dell’azienda e del documento.
Motore di paghe giurisdizionale
Una regola di paga deve conoscere il proprio territorio e la propria data.
Ritenute, contributi, massimali, moduli e scadenze non sono mai trattati come una formula universale. Ogni calcolo deve riferirsi a una giurisdizione, a una versione ufficiale e a una data di entrata in vigore.
Canada federale e livello Québec
Il motore deve separare le regole dell’ARC dalle ritenute e dai contributi propri del Québec, applicare le tabelle datate e conservare la prova dei parametri usati per ogni periodo.
Federale, statale e locale negli Stati Uniti
Le paghe americane devono comporre i requisiti federali con quelli dello Stato e, se necessario, della città o della contea. Nessun calcolo può basarsi solo sul paese.
Unione europea, paese per paese
I contributi seguono in genere il paese di lavoro; i distacchi e le attività in più paesi richiedono una determinazione e possono necessitare di un documento A1. Non esiste una regola UE uniforme sull’imposta sul reddito: un profilo nazionale e del dipendente convalidato è obbligatorio.
Altri territori in modalità chiusa
Senza un insieme di regole ufficiale, versionato, testato e approvato per il territorio preciso, Cadanza non deve né calcolare una paga definitiva né trasmettere dati a un’autorità o a un fornitore.
Scritture avanzate bloccate
I calcoli finali, i versamenti, le rimesse e le trasmissioni automatiche restano disattivati durante la convalida dell’architettura canonica. Gli stati presentati non costituiscono una certificazione giuridica né fiscale.
Fonti primarie
Le regole rimandano alle autorità, non a una promessa di marketing.
I link qui sotto portano ai testi e alle guide ufficiali consultati. Vanno riletti a ogni cambiamento normativo e prima di un’attivazione in un nuovo territorio.
Regno Unito
Australia
Canada
Québec
Stati Uniti
Unione europea
Una pagina di trasparenza, non una certificazione giuridica
L’azienda definisce la propria politica documentale secondo i propri obblighi. Cadanza fornisce i controlli tecnici e mostra le condizioni applicabili al fascicolo. Un parere esterno non è una condizione generale dello stato « Pronto »; questo stato descrive la preparazione tecnica nell’ambito indicato.