Verfügbar
Archiv des Originals
Nach der sicheren Übertragung wird die Originaldatei in einem eigenen Archivschlüssel aufbewahrt, mit Größe, Typ, Versiegelungsdatum und SHA-256-Prüfsumme.
Transparenz · Belege und Rechnungen
Den Nachweis aufbewahren, nicht nur die Summe.
Das Paket Ausgaben und Dokumente vereint kleine Restaurantbelege und ganzseitige Rechnungen in einer Akte. Mobile Erfassung, manuelle Eingabe und Web-Einsicht bilden einen gemeinsamen Ablauf, mit eindeutig angezeigten Grenzen.
Funktionen erkundenEine digitale Akte, ausdrückliche Kontrollen. Die verfügbaren Funktionen und die bereiten technischen Grundlagen sind unten beschrieben. Bewahren Sie das Papieroriginal auf, solange die Akte Ihres Unternehmens nicht ausdrücklich angibt, dass es vernichtet werden darf.
Prüfbarer Status
Was verfügbar, in Prüfung oder gesperrt ist.
Die Status unterscheiden die nutzbare Funktion von der regulatorischen Vorbereitung. Eine technische Funktion wird nicht automatisch zur Erlaubnis, ein Dokument zu vernichten.
Verfügbar
Manuelle Eingabe immer verfügbar
Ein Administrator kann Lieferant, Datum, Kategorie, Beträge und Steuern manuell eintragen. Dieser Weg verbraucht keine KI-Analyse und bleibt verfügbar, wenn die monatliche Grenze von 100 Fotos erreicht ist.
Verfügbar
Telefon zum Web
Ein mit dem Telefon aufgenommener Beleg wird demselben Unternehmensbereich zugeordnet und ist in der Ausgabenakte am Computer einsehbar, je nach Rollenrechten.
Verfügbar
KI-gestützte Lesung und Qualität
Dieselbe Analyse schlägt die lesbaren Felder vor und meldet ein unscharfes, abgeschnittenes oder zu dunkles Bild. Ein Mensch muss die Ergebnisse prüfen und bestätigen; die KI entscheidet nie allein über den buchhalterischen Wert.
Bereit
Langfristige Aufbewahrung und Übertragbarkeit
Die Softwarekontrollen für Aufbewahrung, gesetzliche Sperre, Integrität, Export und Wiederherstellung sind umgesetzt und getestet. Der Wechsel zum papierlosen Betrieb verlangt außerdem die Konfiguration und die Betriebsnachweise der betreffenden Umgebung.
Gesperrt
Vernichtung des Papieroriginals
Der papierlose Modus bleibt standardmäßig gesperrt. Cadanza zeigt nicht an, dass ein Dokument vernichtet werden darf, solange Land, Richtlinie und die erforderlichen Kontrollen nicht bestätigt sind.
Die Funktion Belege und Rechnungen gehört zum Paket Ausgaben und Dokumente. Die manuelle Eingabe nutzt keine KI-Analyse und verbraucht daher nicht das monatliche Fotokontingent.
Nachweiskette
Eine kleine oder große Rechnung folgt demselben kontrollierten Weg.
Das physische Format ändert sich; die Anforderungen an Lesbarkeit, Integrität, Ordnung und Prüfung bleiben.
- 01
Erfassen oder eingeben
Fotografieren Sie einen Beleg, fügen Sie ein Bild oder ein PDF hinzu oder erstellen Sie die Buchung manuell, ohne die KI zu nutzen.
- 02
Das Original versiegeln
Der Server kopiert das Original ins endgültige Archiv, prüft Typ und Größe und bewahrt die SHA-256-Prüfsumme auf.
- 03
Die Felder prüfen
Die KI kann Lieferant, Datum, Summe und Steuern für unterstützte Bilder vorschlagen; eine Person korrigiert und bestätigt.
- 04
Ordnen und wiederfinden
Die Ausgabe und ihr Beleg bleiben im Unternehmen vereint, nach der mobilen Erfassung im Web sichtbar und je nach Zugriffsrechten exportierbar.
Als Originale aufbewahrte Formate
JPEG, PNG, WebP, HEIC und PDF, innerhalb der beim Hochladen angezeigten Größengrenzen.
Derzeit von der KI gelesene Formate
JPEG, PNG und WebP. HEIC und PDF können archiviert werden, ihre Felder bleiben jedoch manuell, bis eine Umwandlung oder eine eigene Lesung bestätigt ist.
Anforderungen und Praktiken
Das Gesetz bestimmt das Ergebnis; die Architektur dokumentiert den Nachweis.
Die Regeln ändern sich nach Land, Steuer, Dokumentart und manchmal nach Staat oder Provinz. Cadanza wendet eine vorsichtige Grundlage an und behält die lokalen Varianten als eigene Anforderungen.
| Zu erfüllende Anforderung | Vorgesehene Cadanza-Praxis |
|---|---|
| Das Dokument muss lesbar bleiben und die Angaben enthalten, die zur Begründung des Vorgangs erforderlich sind. | Das Original aufbewahren, seine visuelle Qualität prüfen und eine menschliche Bestätigung der extrahierten Felder verlangen. |
| Elektronische Unterlagen müssen die Integrität wahren und bei einer Prüfung in einem nutzbaren Format vorgelegt werden können. | SHA-256-Versiegelung, Handlungsverlauf, Zugriff nach Rolle, Export und dokumentierte Wiederherstellungsversuche. |
| Die Aufbewahrungsdauer hängt von der Rechtsordnung und der steuerlichen Lage ab; bestimmte Ausnahmen verlängern die Frist. | Richtlinie nach Land und Dokumentart, vorrangige gesetzliche Sperre und keine Löschung allein aufgrund einer allgemeinen Frist. |
| Personenbezogene Angaben dürfen nicht über den gesetzlichen und betrieblichen Bedarf hinaus aufbewahrt oder offengelegt werden. | Minimierung, Berechtigungen, Zugriffsprotokoll, Übertragbarkeit und kontrollierte Vernichtung zum anwendbaren Zeitpunkt. |
Die Gebiete
Bereit: Die dokumentierte und getestete Softwaregrundlage ist im angegebenen Umfang verfügbar. Die Konfiguration des Unternehmens und die Betriebsnachweise werden getrennt geprüft. Dieser Status aktiviert weder die Papiervernichtung noch eine Entgeltabrechnungs-Engine.
CABereit
Kanada — bundesrechtliche Grundlage
Die ARC verlangt in der Regel eine Aufbewahrung von sechs Jahren ab dem Ende des letzten betroffenen Steuerjahres, mit Ausnahmen. Elektronische Abbilder müssen zuverlässig, lesbar und zugänglich bleiben.
QCBereit
Québec
Revenu Québec stellt eigene Regeln für Register, Belege und Rechnungsangaben auf. Schutz und Vernichtung personenbezogener Angaben müssen auch den Rahmen von Québec einhalten.
USBereit
Vereinigte Staaten — bundesrechtliche Grundlage
Der IRS legt keine einheitliche Dauer für alle Unterlagen fest. Die Frist hängt vom Dokument und von der Erklärung ab; bundesrechtliche, einzelstaatliche und branchenspezifische Regeln können zusammenkommen.
EUBereit
Europäische Union — gemeinsame Grundlage
Die Mehrwertsteuer verlangt insbesondere die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnungen. Die DSGVO ergänzt Minimierung und Speicherbegrenzung. Jeder Mitgliedstaat legt jedoch eigene Fristen und Formvorschriften fest.
GBBereit
Vereinigtes Königreich
Technische Grundlage, um digitale Belege aufzubewahren, wiederzufinden und zu exportieren. Die MwSt-Regeln, die Rechnungsangaben und die Ausnahmen sind weiterhin nach der Lage des Unternehmens anzuwenden.
AUBereit
Australien
Technische Grundlage für Integrität, Einsicht und Export digitaler Belege. Die GST-Pflichten und die anwendbaren Fristen hängen vom Dokument und von der steuerlichen Lage ab.
INTLGesperrt
Andere Länder
Es gilt keine einheitliche Weltregel. Das genaue Land, die Steuerart, der Speicherort der Daten und die lokalen Anforderungen müssen vor der Aktivierung erfasst werden.
Die bundesrechtlichen und gemeinsamen technischen Grundlagen decken nicht automatisch alle Provinzen, alle Staaten oder alle Mitgliedstaaten ab. Die Vernichtung des Papiers bleibt den Kontrollen des Unternehmens und des Dokuments unterworfen.
Rechtsgebietsbezogene Entgeltabrechnung
Eine Entgeltabrechnungsregel muss ihr Gebiet und ihr Datum kennen.
Abzüge, Beiträge, Höchstgrenzen, Formulare und Fristen werden nie als universelle Formel behandelt. Jede Berechnung muss eine Rechtsordnung, eine amtliche Fassung und ein Datum des Inkrafttretens nennen.
Kanadischer Bund und Ebene Québec
Die Engine muss die Regeln der ARC von den Abzügen und Beiträgen trennen, die Québec eigen sind, die datierten Tabellen anwenden und den Nachweis der für jeden Zeitraum verwendeten Parameter aufbewahren.
Bund, Staat und lokal in den Vereinigten Staaten
Die US-Entgeltabrechnung muss die bundesrechtlichen Anforderungen mit denen des Staates und bei Bedarf der Stadt oder des Countys verbinden. Keine Berechnung darf sich allein auf das Land stützen.
Europäische Union, Land für Land
Die Beiträge folgen in der Regel dem Land der Arbeit; Entsendungen und Tätigkeiten in mehreren Ländern erfordern eine Bestimmung und können ein A1-Dokument nötig machen. Es gibt keine einheitliche EU-Regel zur Einkommensteuer: Ein bestätigtes Landes- und Mitarbeiterprofil ist verpflichtend.
Andere Gebiete im geschlossenen Modus
Ohne amtlichen, versionierten, getesteten und für das genaue Gebiet genehmigten Regelsatz darf Cadanza weder eine endgültige Entgeltabrechnung berechnen noch Daten an eine Behörde oder einen Anbieter übermitteln.
Erweiterte Buchungen gesperrt
Endgültige Berechnungen, Einreichungen, Abführungen und automatische Übermittlungen bleiben während der Prüfung der kanonischen Architektur deaktiviert. Die dargestellten Status sind keine rechtliche oder steuerliche Zertifizierung.
Primärquellen
Die Regeln verweisen auf die Behörden, nicht auf ein Marketingversprechen.
Die Links unten führen zu den eingesehenen amtlichen Texten und Leitfäden. Sie müssen bei jeder regulatorischen Änderung und vor einer Aktivierung in einem neuen Gebiet erneut gelesen werden.
Vereinigtes Königreich
Australien
Kanada
Québec
Vereinigte Staaten
Europäische Union
Eine Seite der Transparenz, keine rechtliche Zertifizierung
Das Unternehmen legt seine Dokumentenrichtlinie nach seinen Pflichten fest. Cadanza stellt die technischen Kontrollen bereit und zeigt die für die Akte geltenden Bedingungen an. Ein externes Gutachten ist keine allgemeine Voraussetzung des Status „Bereit“; dieser Status beschreibt die technische Vorbereitung im angegebenen Umfang.