Wann Papier oder Excel nicht mehr ausreichen
Für ein sehr kleines, beständiges Team kann eine Tabelle oder ein Notizbuch genügen. Ein Wechsel ist sinnvoll, wenn Sie mehr Zeit mit der Korrektur von Eingabefehlern als mit der Planung verbringen, Beschäftigte ihren Plan oder ihre Nichtverfügbarkeit nicht einfach einsehen beziehungsweise melden können, Überstunden und Zeitguthaben von Hand berechnet werden und jede Lohnperiode mit einer hektischen Datensammlung endet. Das ist kein persönlicher Fehler: Tabellen wurden nicht für diese laufende Verwaltung entwickelt.
Worauf Sie bei Dienstplansoftware achten sollten
Mindestens nötig sind ein Dienstplan, den Beschäftigte selbst auf dem Smartphone einsehen können, Verfügbarkeiten und Schichttausch ohne private Textnachrichten, automatische Berechnung von Arbeitszeit, Überstunden und Zeitguthaben sowie eine Oberfläche in Ihrer Sprache. Je nach Branche vermeiden Zeiterfassung am Tablet und eine Lohnanbindung zusätzliche Dateneingaben.
Warum Québec besondere Anforderungen stellt
Viele Planungsprogramme wurden zuerst für englischsprachige Märkte mit allgemeinen Lohnregeln entwickelt. Kleine Unternehmen in Québec müssen Zeitguthaben, gemeldete Trinkgelder oder Provinzvorschriften deshalb häufig selbst einrichten oder darauf verzichten. Ein von Anfang an für diesen Kontext und auf Französisch entwickeltes Werkzeug erspart solche Behelfslösungen.
Umsteigen, ohne von vorne anzufangen
Der Wechsel von einer Tabelle zu Software bedeutet nicht, dass Ihre bestehende Struktur verloren geht. Für den Anfang genügt der Sammelimport einer einfachen Personalliste mit Name, Funktion und E-Mail; Sie müssen nicht jedes Profil einzeln neu anlegen. Vergangene Daten bleiben in Ihren bisherigen Dateien, während die Umstellung künftige Dienstpläne betrifft.