Disponível
Arquivo do original
Depois da transferência segura, o arquivo original é conservado em uma chave de arquivo distinta, com o tamanho, o tipo, a data de selagem e a impressão digital SHA-256.
Transparência · recibos e faturas
Conservar a prova, não apenas o total.
O pacote Despesas e documentos reúne os recibos pequenos de restaurante e as faturas de página inteira em uma mesma pasta. A captura no celular, o lançamento manual e a consulta na web formam um percurso comum, com limites exibidos sem ambiguidade.
Explorar as funçõesUm dossiê digital, controles explícitos. As funções disponíveis e as bases técnicas prontas estão detalhadas abaixo. Conserve o original em papel enquanto o dossiê da sua empresa não indicar explicitamente que ele pode ser destruído.
Estado verificável
O que está disponível, em validação ou bloqueado.
Os status distinguem a função utilizável da preparação regulatória. Uma função técnica não vira automaticamente uma autorização para destruir um documento.
Disponível
Lançamento manual sempre disponível
Um administrador pode informar fornecedor, data, categoria, valores e impostos manualmente. Esse caminho não consome nenhuma análise de IA e continua disponível quando o limite mensal de 100 fotos é atingido.
Disponível
Telefone para a web
Um comprovante tirado com o telefone fica ligado ao mesmo espaço da empresa e passa a ser consultável na pasta de despesas no computador, conforme as permissões do papel.
Disponível
Leitura e qualidade assistidas por IA
A mesma análise propõe os campos legíveis e sinaliza uma imagem borrada, cortada ou escura demais. Uma pessoa precisa conferir e confirmar os resultados; a IA nunca decide sozinha o valor contábil.
Pronto
Conservação e portabilidade de longo prazo
Os controles de software de conservação, retenção legal, integridade, exportação e restauração estão implementados e testados. A passagem ao sem papel também exige a configuração e as provas de operação do ambiente envolvido.
Bloqueado
Destruição do original em papel
O modo sem papel permanece bloqueado por padrão. A Cadanza não indica que um documento pode ser destruído enquanto o país, a política e os controles necessários não forem validados.
A função Recibos e faturas faz parte do pacote Despesas e documentos. O lançamento manual não usa nenhuma análise de IA e, portanto, não consome a cota mensal de fotos.
Cadeia de prova
Uma fatura pequena ou grande segue o mesmo caminho controlado.
O formato físico muda; as exigências de legibilidade, de integridade, de classificação e de verificação permanecem.
- 01
Capturar ou lançar
Fotografe um recibo, adicione uma imagem ou um PDF, ou crie o lançamento manualmente sem usar a IA.
- 02
Selar o original
O servidor copia o original para o arquivo final, confere o tipo e o tamanho e conserva a impressão digital SHA-256.
- 03
Conferir os campos
A IA pode propor fornecedor, data, total e impostos nas imagens suportadas; uma pessoa corrige e confirma.
- 04
Classificar e encontrar
A despesa e o comprovante permanecem reunidos na empresa, visíveis na web depois da captura no celular e exportáveis conforme os direitos de acesso.
Formatos conservados como originais
JPEG, PNG, WebP, HEIC e PDF, dentro dos limites de tamanho exibidos no envio.
Formatos lidos atualmente pela IA
JPEG, PNG e WebP. HEIC e PDF podem ser arquivados, mas os campos deles precisam continuar manuais até a validação de uma conversão ou de uma leitura dedicada.
Exigências e práticas
A lei fixa o resultado; a arquitetura documenta a prova.
As regras mudam conforme o país, o imposto, o tipo de documento e, às vezes, o estado ou a província. A Cadanza aplica uma base prudente e conserva as variantes locais como exigências distintas.
| Exigência a cumprir | Prática prevista da Cadanza |
|---|---|
| O documento precisa continuar legível e conter os dados necessários para justificar a operação. | Conservar o original, controlar a qualidade visual e exigir uma validação humana dos campos extraídos. |
| Os dossiês eletrônicos precisam preservar a integridade e poder ser produzidos em um formato utilizável em uma fiscalização. | Selagem SHA-256, histórico de ações, acesso por papel, exportação e testes documentados de restauração. |
| O prazo de conservação depende da jurisdição e da situação fiscal; algumas exceções prolongam o prazo. | Política por país e tipo de documento, bloqueio legal prioritário e nenhuma exclusão apenas com base em um prazo genérico. |
| Os dados pessoais não devem ser conservados ou expostos além da necessidade legal e operacional. | Minimização, permissões, registro de acesso, portabilidade e destruição controlada no vencimento aplicável. |
Os territórios
Pronto: a base de software documentada e testada está disponível no perímetro indicado. A configuração da empresa e as provas de operação são verificadas à parte. Este status não ativa nem a destruição do papel nem um motor de folha de pagamento.
CAPronto
Canadá — base federal
A ARC geralmente pede seis anos de conservação a partir do fim do último ano fiscal abrangido, com exceções. As imagens eletrônicas precisam continuar confiáveis, legíveis e acessíveis.
QCPronto
Québec
A Revenu Québec impõe as próprias regras sobre registros, comprovantes e dados de fatura. A proteção e a destruição dos dados pessoais também precisam respeitar o quadro do Québec.
USPronto
Estados Unidos — base federal
O IRS não estabelece um prazo único para todos os dossiês. O prazo depende do documento e da declaração; regras federais, estaduais e setoriais podem se acumular.
EUPronto
União Europeia — base comum
O IVA exige, entre outros, a autenticidade da origem, a integridade do conteúdo e a legibilidade das faturas. O RGPD acrescenta minimização e limitação da conservação. Cada Estado-membro, porém, fixa os próprios prazos e formalidades.
GBPronto
Reino Unido
Base técnica para conservar, encontrar e exportar os comprovantes digitais. As regras de IVA, as menções da fatura e as exceções continuam a ser aplicadas conforme a situação da empresa.
AUPronto
Austrália
Base técnica para a integridade, a consulta e a exportação dos comprovantes digitais. As obrigações de GST e os prazos aplicáveis dependem do documento e da situação fiscal.
INTLBloqueado
Outros países
Nenhuma regra mundial única se aplica. O país preciso, o tipo de imposto, a localização dos dados e as exigências locais precisam ser mapeados antes da ativação.
As bases técnicas federais e comuns não cobrem automaticamente todas as províncias, todos os estados ou todos os países membros. A destruição do papel continua sujeita aos controles próprios da empresa e do documento.
Motor de folha de pagamento por jurisdição
Uma regra de folha de pagamento precisa conhecer o território e a data.
As retenções, contribuições, tetos, formulários e prazos nunca são tratados como uma fórmula universal. Cada cálculo precisa referenciar uma jurisdição, uma versão oficial e uma data de entrada em vigor.
Canadá federal e camada Québec
O motor precisa separar as regras da ARC das retenções e contribuições próprias do Québec, aplicar as tabelas datadas e conservar a prova dos parâmetros usados em cada período.
Federal, estadual e local nos Estados Unidos
A folha de pagamento americana precisa compor as exigências federais com as do estado e, se necessário, da cidade ou do condado. Nenhum cálculo pode se basear apenas no país.
União Europeia, país por país
As contribuições geralmente seguem o país de trabalho; os destacamentos e as atividades em vários países exigem uma determinação e podem precisar de um documento A1. Não existe uma regra uniforme da UE de imposto de renda: um perfil nacional e de funcionário validado é obrigatório.
Outros territórios em modo fechado
Sem um conjunto de regras oficial, versionado, testado e aprovado para o território preciso, a Cadanza não deve calcular uma folha de pagamento definitiva nem transmitir dados a uma autoridade ou a um fornecedor.
Lançamentos avançados bloqueados
Os cálculos finais, depósitos, recolhimentos e transmissões automáticas permanecem desativados durante a validação da arquitetura canônica. Os status apresentados não constituem uma certificação jurídica nem fiscal.
Fontes primárias
As regras remetem às autoridades, não a uma promessa de marketing.
Os links abaixo levam aos textos e guias oficiais consultados. Eles precisam ser relidos a cada mudança regulatória e antes de uma ativação em um novo território.
Reino Unido
Austrália
Canadá
Québec
Estados Unidos
União Europeia
Uma página de transparência, não uma certificação jurídica
A empresa define a política documental conforme as obrigações dela. A Cadanza fornece os controles técnicos e exibe as condições aplicáveis ao dossiê. Um parecer externo não é uma condição geral do status « Pronto »; esse status descreve a preparação técnica no alcance indicado.