Disponible
Archivo del original
Tras la transferencia segura, el archivo original se conserva con una clave de archivo separada, junto con su tamaño, tipo, fecha de sellado y huella SHA-256.
Transparencia · recibos y facturas
Conserve la prueba, no solo el total.
El paquete Gastos y documentos reúne los pequeños recibos de restaurante y las facturas de página completa en un mismo expediente. La captura móvil, el registro manual y la consulta web forman un solo recorrido, con límites claramente indicados.
Explorar las funcionesDocumentos digitales, controles explícitos. A continuación se detallan las funciones disponibles y las bases técnicas listas. Conserve el original en papel hasta que el expediente de su empresa indique expresamente que puede destruirse.
Estado verificable
Qué está disponible, en validación o bloqueado.
Los estados separan una función utilizable de su preparación regulatoria. Una capacidad técnica no autoriza automáticamente la destrucción de un documento.
Disponible
Entrada manual siempre disponible
Un administrador puede registrar manualmente proveedor, fecha, categoría, importes e impuestos. Esta vía no consume análisis de IA y sigue disponible cuando se alcanza el límite mensual de 100 fotos.
Disponible
Del teléfono a la Web
El documento capturado con el teléfono se vincula al mismo espacio de la empresa y aparece en el expediente de gastos del ordenador, según los permisos del rol.
Disponible
Lectura y calidad asistidas por IA
El mismo análisis propone los campos legibles y señala imágenes borrosas, recortadas u oscuras. Una persona debe revisar y confirmar los resultados; la IA nunca decide sola el valor contable.
Listo
Conservación y portabilidad a largo plazo
Los controles de conservación, retención legal, integridad, exportación y restauración están implementados y probados. El modo sin papel también exige configuración y pruebas operativas del entorno correspondiente.
Bloqueado
Destrucción del original en papel
El modo sin papel está bloqueado de forma predeterminada. Cadanza no indica que un documento pueda destruirse hasta validar el país, la política y los controles necesarios.
La función Recibos y facturas forma parte del paquete Gastos y documentos. El registro manual no usa análisis de IA y, por lo tanto, no consume la cuota mensual de fotos.
Cadena de evidencia
Recibo pequeño o factura grande: el proceso controlado es el mismo.
El formato físico puede cambiar; los requisitos de legibilidad, integridad, clasificación y revisión permanecen.
- 01
Capturar o introducir
Fotografíe un recibo, añada una imagen o PDF, o cree el registro manualmente sin usar IA.
- 02
Sellar el original
El servidor copia el original al archivo final, verifica tipo y tamaño y guarda su huella SHA-256.
- 03
Revisar los campos
La IA puede proponer proveedor, fecha, total e impuestos para imágenes compatibles; una persona los corrige y confirma.
- 04
Clasificar y recuperar
El gasto y su documento permanecen unidos en la empresa, aparecen en la Web tras la captura móvil y se exportan según los derechos de acceso.
Formatos conservados como originales
JPEG, PNG, WebP, HEIC y PDF, dentro de los límites de tamaño mostrados al cargar.
Formatos que la IA lee actualmente
JPEG, PNG y WebP. HEIC y PDF pueden archivarse, pero sus campos siguen siendo manuales hasta validar una conversión o lectura específica.
Requisitos y prácticas
La ley define el resultado; la arquitectura documenta la evidencia.
Las reglas varían según país, impuesto, documento y, a veces, estado o provincia. Cadanza aplica una base prudente y mantiene las variantes locales como requisitos separados.
| Requisito que debe cumplirse | Práctica prevista en Cadanza |
|---|---|
| El documento debe seguir siendo legible y contener la información necesaria para justificar la operación. | Conservar el original, evaluar la calidad visual y exigir confirmación humana de los campos extraídos. |
| Los registros electrónicos deben preservar la integridad y poder presentarse en un formato utilizable durante una inspección. | Sellado SHA-256, historial de acciones, acceso por roles, exportaciones y pruebas documentadas de restauración. |
| El plazo depende de la jurisdicción y la situación fiscal; ciertas excepciones pueden ampliarlo. | Políticas por país y documento, prioridad del bloqueo legal y ninguna eliminación basada solo en un plazo genérico. |
| Los datos personales no deben conservarse ni exponerse más allá de la necesidad legal y operativa. | Minimización, permisos, registros de acceso, portabilidad y destrucción controlada al llegar el plazo aplicable. |
Jurisdicciones
Listo: la base de software documentada y probada está disponible dentro del alcance indicado. La configuración de la empresa y las pruebas operativas se verifican por separado. Este estado no habilita la destrucción del papel ni un motor de nómina.
CAListo
Canadá — base federal
La CRA suele exigir seis años desde el final del último año fiscal relacionado, con excepciones. Las imágenes electrónicas deben seguir siendo fiables, legibles y accesibles.
QCListo
Quebec
Revenu Québec tiene reglas propias para registros, justificantes y datos de factura. La protección y destrucción de datos personales también debe respetar el marco de Quebec.
USListo
Estados Unidos — base federal
El IRS no establece un plazo único para todos los registros. Depende del documento y la declaración, y pueden combinarse reglas federales, estatales y sectoriales.
EUListo
Unión Europea — base común
El IVA exige, entre otros aspectos, autenticidad del origen, integridad del contenido y legibilidad. El RGPD añade minimización y limitación de conservación. Cada Estado miembro define sus propios plazos y procedimientos.
GBListo
Reino Unido
Base técnica para conservar, recuperar y exportar documentos digitales. Las reglas del IVA, los datos de factura y las excepciones se aplican según la situación de la empresa.
AUListo
Australia
Base técnica para la integridad, consulta y exportación de documentos digitales. Las obligaciones GST y los plazos dependen del documento y de la situación fiscal.
INTLBloqueado
Otros países
No existe una regla mundial única. Deben estudiarse el país exacto, el tipo de impuesto, la ubicación de los datos y las exigencias locales antes de activar el servicio.
Las bases técnicas federales y comunes no cubren automáticamente todas las provincias, estados o países miembros. La destrucción del papel sigue sujeta a los controles de la empresa y del documento.
Motor de nómina por jurisdicción
Cada regla de nómina necesita territorio y fecha de vigencia.
Retenciones, cotizaciones, límites, formularios y vencimientos nunca se tratan como una fórmula universal. Cada cálculo debe referenciar jurisdicción, versión oficial y fecha de vigencia.
Capas federal canadiense y de Quebec
El motor debe separar las reglas de la CRA de las deducciones y cotizaciones propias de Quebec, aplicar tablas fechadas y conservar los parámetros usados en cada período.
Capas federal, estatal y local en EE. UU.
La nómina estadounidense combina requisitos federales con los del estado y, cuando corresponda, ciudad o condado. Ningún cálculo puede basarse solo en el país.
Unión Europea, país por país
Las cotizaciones suelen seguir el país de trabajo; los desplazamientos y el trabajo en varios países requieren una determinación y pueden exigir un documento A1. No existe una regla uniforme de la UE sobre renta: es obligatorio un perfil nacional y del empleado validado.
Otros territorios cerrados por defecto
Sin reglas oficiales, versionadas, probadas y aprobadas para el territorio exacto, Cadanza no debe calcular una nómina final ni transmitir datos a una autoridad o proveedor.
Operaciones avanzadas bloqueadas
Los cálculos finales, depósitos, remesas y transmisiones automáticas permanecen desactivados mientras se valida la arquitectura canónica. Estos estados no son una certificación jurídica o fiscal.
Fuentes primarias
Las reglas remiten a las autoridades, no a una promesa comercial.
Los enlaces siguientes llevan a los textos y guías oficiales consultados. Deben revisarse ante cambios regulatorios y antes de activar un nuevo territorio.
Reino Unido
Australia
Canadá
Quebec
Estados Unidos
Unión Europea
Una página de transparencia, no una certificación jurídica
La empresa define su política documental conforme a sus obligaciones. Cadanza aporta controles técnicos y muestra las condiciones del expediente. El asesoramiento externo no es un requisito general del estado «Listo», que describe la preparación técnica dentro del alcance indicado.