Disponible
Archive de l’original
Après le transfert sécurisé, le fichier original est conservé dans une clé d’archive distincte, avec sa taille, son type, sa date de scellement et son empreinte SHA-256.
Transparence · reçus et factures
Conserver la preuve, pas seulement le total.
Le pack Dépenses et documents réunit les petits reçus de restaurant et les factures pleine page dans un même dossier. La capture mobile, la saisie manuelle et la consultation Web forment un parcours commun, avec des limites affichées sans ambiguïté.
Explorer les fonctionsUn dossier numérique, des contrôles explicites. Les fonctions disponibles et les socles techniques prêts sont détaillés ci-dessous. Conservez l’original papier tant que le dossier de votre entreprise n’indique pas explicitement qu’il peut être détruit.
État vérifiable
Ce qui est disponible, en validation ou verrouillé.
Les statuts distinguent la fonction utilisable de la préparation réglementaire. Une fonction technique ne devient pas automatiquement une autorisation de détruire un document.
Disponible
Saisie manuelle toujours disponible
Un administrateur peut inscrire fournisseur, date, catégorie, montants et taxes manuellement. Cette voie ne consomme aucune analyse IA et reste disponible lorsque la limite mensuelle de 100 photos est atteinte.
Disponible
Téléphone vers Web
Une pièce prise avec le téléphone est rattachée au même espace d’entreprise et devient consultable dans le dossier de dépenses sur ordinateur, selon les permissions du rôle.
Disponible
Lecture et qualité assistées par IA
La même analyse propose les champs lisibles et signale une image floue, tronquée ou trop sombre. Un humain doit vérifier et confirmer les résultats; l’IA ne décide jamais seule de la valeur comptable.
Prêt
Conservation et portabilité à long terme
Les contrôles logiciels de conservation, retenue légale, intégrité, export et restauration sont implémentés et testés. Le passage au sans-papier exige aussi la configuration et les preuves d’exploitation de l’environnement concerné.
Verrouillé
Destruction de l’original papier
Le mode sans papier reste bloqué par défaut. Cadanza n’affiche pas qu’un document peut être détruit tant que le pays, la politique et les contrôles nécessaires ne sont pas validés.
La fonction Reçus et factures fait partie du pack Dépenses et documents. La saisie manuelle n’utilise aucune analyse IA et ne consomme donc pas le quota mensuel de photos.
Chaîne de preuve
Une facture petite ou grande suit le même chemin contrôlé.
Le format physique change; les exigences de lisibilité, d’intégrité, de classement et de vérification demeurent.
- 01
Capturer ou saisir
Photographiez un reçu, ajoutez une image ou un PDF, ou créez l’écriture manuellement sans utiliser l’IA.
- 02
Sceller l’original
Le serveur copie l’original vers l’archive finale, vérifie le type et la taille, puis conserve son empreinte SHA-256.
- 03
Vérifier les champs
L’IA peut proposer fournisseur, date, total et taxes sur les images prises en charge; une personne corrige et confirme.
- 04
Classer et retrouver
La dépense et sa pièce restent réunies dans l’entreprise, visibles sur Web après la capture mobile et exportables selon les droits d’accès.
Formats conservés comme originaux
JPEG, PNG, WebP, HEIC et PDF, dans les limites de taille affichées au téléversement.
Formats actuellement lus par l’IA
JPEG, PNG et WebP. Les HEIC et PDF peuvent être archivés, mais leurs champs doivent rester manuels jusqu’à la validation d’une conversion ou d’une lecture dédiée.
Exigences et pratiques
La loi fixe le résultat; l’architecture documente la preuve.
Les règles changent selon le pays, l’impôt, le type de document et parfois l’État ou la province. Cadanza applique un socle prudent et conserve les variantes locales comme exigences distinctes.
| Exigence à satisfaire | Pratique Cadanza prévue |
|---|---|
| Le document doit rester lisible et contenir les renseignements nécessaires pour justifier l’opération. | Conserver l’original, contrôler sa qualité visuelle et exiger une validation humaine des champs extraits. |
| Les dossiers électroniques doivent préserver l’intégrité et pouvoir être produits dans un format utilisable lors d’un contrôle. | Scellement SHA-256, historique d’actions, accès par rôle, export et essais documentés de restauration. |
| La durée de conservation dépend de la juridiction et de la situation fiscale; certaines exceptions prolongent le délai. | Politique par pays et type de document, gel légal prioritaire et aucune suppression sur la seule base d’un délai générique. |
| Les renseignements personnels ne doivent pas être conservés ou exposés au-delà du besoin légal et opérationnel. | Minimisation, permissions, journal d’accès, portabilité et destruction contrôlée à l’échéance applicable. |
Les territoires
Prêt : le socle logiciel documenté et testé est disponible dans le périmètre indiqué. La configuration de l’entreprise et les preuves d’exploitation se vérifient séparément. Ce statut n’active ni la destruction du papier ni un moteur de paie.
CAPrêt
Canada — socle fédéral
L’ARC demande généralement six ans de conservation à partir de la fin de la dernière année fiscale visée, avec des exceptions. Les images électroniques doivent demeurer fiables, lisibles et accessibles.
QCPrêt
Québec
Revenu Québec impose ses propres règles sur les registres, pièces justificatives et renseignements de facture. La protection et la destruction des renseignements personnels doivent aussi respecter le cadre québécois.
USPrêt
États-Unis — socle fédéral
L’IRS n’établit pas une durée unique pour tous les dossiers. Le délai dépend du document et de la déclaration; des règles fédérales, étatiques et sectorielles peuvent se cumuler.
EUPrêt
Union européenne — socle commun
La TVA exige notamment l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité des factures. Le RGPD ajoute minimisation et limitation de conservation. Chaque État membre fixe toutefois ses durées et formalités propres.
GBPrêt
Royaume-Uni
Socle technique pour conserver, retrouver et exporter les pièces numériques. Les règles TVA, les mentions de facture et les exceptions restent à appliquer selon la situation de l’entreprise.
AUPrêt
Australie
Socle technique pour l’intégrité, la consultation et l’export des pièces numériques. Les obligations GST et les durées applicables dépendent du document et de la situation fiscale.
INTLVerrouillé
Autres pays
Aucune règle mondiale unique ne s’applique. Le pays précis, le type d’impôt, l’emplacement des données et les exigences locales doivent être cartographiés avant l’activation.
Les socles techniques fédéraux et communs ne couvrent pas automatiquement toutes les provinces, tous les États ou tous les pays membres. La destruction du papier reste soumise aux contrôles propres à l’entreprise et au document.
Moteur de paie juridictionnel
Une règle de paie doit connaître son territoire et sa date.
Les retenues, cotisations, plafonds, formulaires et échéances ne sont jamais traités comme une formule universelle. Chaque calcul doit référencer une juridiction, une version officielle et une date d’entrée en vigueur.
Canada fédéral et couche Québec
Le moteur doit séparer les règles de l’ARC des retenues et cotisations propres au Québec, appliquer les tables datées et conserver la preuve des paramètres utilisés pour chaque période.
Fédéral, État et local aux États-Unis
La paie américaine doit composer les exigences fédérales avec celles de l’État et, au besoin, de la ville ou du comté. Aucun calcul ne peut se baser uniquement sur le pays.
Union européenne, pays par pays
Les cotisations suivent généralement le pays de travail; les détachements et activités dans plusieurs pays exigent une détermination et peuvent nécessiter un document A1. Il n’existe pas de règle UE uniforme d’impôt sur le revenu : un profil national et employé validé est obligatoire.
Autres territoires en mode fermé
Sans jeu de règles officiel, versionné, testé et approuvé pour le territoire précis, Cadanza ne doit ni calculer une paie définitive ni transmettre des données à une autorité ou un fournisseur.
Écritures avancées verrouillées
Les calculs finaux, dépôts, remises et transmissions automatiques restent désactivés pendant la validation de l’architecture canonique. Les statuts présentés ne constituent pas une certification juridique ni fiscale.
Sources primaires
Les règles renvoient aux autorités, pas à une promesse marketing.
Les liens ci-dessous mènent aux textes et guides officiels consultés. Ils doivent être relus lors de chaque changement réglementaire et avant une activation dans un nouveau territoire.
Royaume-Uni
Australie
Canada
Québec
États-Unis
Union européenne
Une page de transparence, pas une certification juridique
L’entreprise définit sa politique documentaire selon ses obligations. Cadanza fournit les contrôles techniques et affiche les conditions applicables au dossier. Un avis externe n’est pas une condition générale du statut « Prêt »; ce statut décrit la préparation technique dans la portée indiquée.